Repas d’affaires

453
repas d'affaires

Quelles règles fiscales sont applicables aux frais de restaurant de l’entreprise ?

En tant que dirigeant d’entreprise, il vous arrive régulièrement de déjeuner – diner plus occasionnellement – au restaurant avec des clients ou avec des collaborateurs. Vous faites alors prendre en charge ces frais par votre entreprise, directement en négociant avec le restaurateur qu’il vous envoie une facture, ou en vous faisant rembourser par votre entreprise le montant du repas que vous avez réglé à titre personnel. Mais vous le savez : les frais de repas engagés par votre entreprise font l’objet d’une attention particulière de l’administration fiscale. Voici un point sur les règles de récupération de la TVA et de déduction du bénéfice de vos frais de repas qui vous permettra d’éviter toute sortie de route !

Une TVA récupérable

Les frais de repas ouvrent droit à récupération de la TVA, quelle que soit la qualité du bénéficiaire, c’est-à-dire que celui-ci soit un dirigeant, un salarié ou bien une personne étrangère à l’entreprise (client, fournisseur…). La déduction de la TVA suppose toutefois que ces frais soient engagés pour les besoins de l’exploitation et en faveur d’opérations imposables à la TVA.

À noter que la TVA est également récupérable, dans les mêmes conditions, lorsqu’elle concerne des frais de réception, de divertissement et de spectacle engagés au profit des dirigeants, des salariés ou de personnes étrangères à l’entreprise (client, fournisseur…).

Mais pour être récupérable, la TVA doit être mentionnée sur une facture comportant toutes les mentions obligatoires (cf. encadré ci-contre).

Et attention, l’administration fiscale et les juges refusent la déduction de la TVA lorsque les factures de restaurant ne sont pas établies au nom de l’entreprise, mais à celui de ses salariés. Et ce, quand bien même ces dépenses sont engagées dans le cadre de leur activité professionnelle et leur sont remboursées par l’entreprise.

En conséquence, vérifiez bien la conformité des mentions sur les factures, préalable indispensable à la sécurisation du droit à déduction de l’entreprise qui vous permettra d’éviter tout risque de redressement.

Sachez toutefois que par tolérance, si les éléments d’identification de l’entreprise cliente ne sont pas mentionnés sur la facture par le restaurateur, ils peuvent être ajoutés par l’entreprise elle-même, dans l’espace prévu à cet effet, dès lors que le montant total de l’addition n’excède pas 150 € hors taxes. Une solution qui permet ainsi d’éviter toute erreur d’identification empêchant la récupération de la TVA.

Une charge déductible du bénéfice

Comme tous les frais généraux, les dépenses de repas peuvent être déduites de votre bénéfice imposable. Ces dépenses doivent toutefois être exposées dans l’intérêt de l’entreprise (par exemple, consolider une relation d’affaires). Vous ne pouvez donc pas, cela va de soi, déduire des dépenses personnelles comme des frais de réception à caractère familial, même si des relations professionnelles et des salariés de l’entreprise figurent parmi les invités.

Vous devez également être en mesure de justifier les dépenses. À ce titre, gardez bien toutes les factures et n’hésitez pas à en établir un suivi détaillé (date, motif, identité des bénéficiaires…).

Enfin, même si aucun plafond de montant n’est fixé, les dépenses ne doivent pas être excessives au regard de l’activité de l’entreprise et de l’avantage attendu.

Enfin, il faut savoir que l’administration admet que les frais supplémentaires de repas exposés sur son lieu de travail par l’exploitant individuel, soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC), soient déductibles du résultat imposable, dès lors que la distance entre son lieu d’activité et son domicile l’empêche de rentrer déjeuner chez lui. Il s’agit de frais de repas individuels, à ne pas confondre avec les frais de repas d’affaires. Le montant de la déduction est alors plafonné. En effet, ces frais supplémentaires correspondent à la fraction de la dépense qui excède le montant d’un repas pris à domicile, évalué forfaitairement par l’administration à 4,85 € TTC en 2019. Et la dépense engagée ne doit pas dépasser 18,80 € TTC en 2019. En conséquence, le montant déduit par repas ne peut pas excéder, en principe, 13,95 € TTC (soit 18,80 € – 4,85 €).

N’oubliez pas le relevé des frais généraux !

Les frais de réception, y compris les frais de restaurant, exposés lors de contacts professionnels avec des personnes étrangères à l’entreprise, dont le montant excède 6 100 € sur l’exercice, doivent être mentionnés en annexe de la déclaration de résultats n° 2031 pour les entrepreneurs individuels ou sur le relevé des frais généraux n° 2067 qui est joint à la déclaration de résultats pour les sociétés. Le défaut de production du relevé, ou son caractère inexact ou incomplet, entraînant l’application d’une amende, sauf si l’entreprise corrige son omission spontanément ou à la première demande de l’administration avant la fin de l’année suivant celle au cours de laquelle le document devait être présenté. Ce « droit à l’erreur » suppose toutefois qu’il s’agisse d’une première infraction commise l’année civile en cours et les trois années précédentes. L’administration des impôts peut se révéler clémente mais dans certaines limites tout de même !

Les mentions obligatoires sur les factures

Les factures doivent comporter toute une série de mentions obligatoires. L’identification de l’entreprise, comme on l’a vu. Mais d’autres mentions sont obligatoires et conditionnent, en principe, le droit de déduire la TVA qui y figure.

Il s’agit principalement :

– du nom, de l’adresse et du numéro d’identification à la TVA du vendeur ;

– des mentions relatives à la facture proprement dite (date de délivrance, numéro) ;

– des mentions relatives aux opérations réalisées (désignation et quantité des biens vendus, prix unitaire HT de chaque produit, le taux et le montant de la TVA, prix TTC…) ;

– des mentions relatives au paiement (date de paiement, pénalités encourues en cas de paiement tardif…).

Laurent David, Directeur de la rédaction des Echos Publishing